Vesivek är ett marknadsledande takrenoveringsföretag i norden. En av nyckelfaktorerna i företags tillväxtresa de senaste åren har varit flerfunktionella affärssystem Easoft. - Systemet är perfekt eftersom det går att utföra allt inom verksamhetsstyrning, säger Vesivek AB: VD, Jani om systemet.
Vesivek har omkring 40 års branscherfarenhet. Företaget utför runt 1000 projekt årligen, där precision, planering och kunnande är avgörande för resultatet. Vesivek har varit verksamt på den svenska marknaden sedan år 2016 och har byggt upp starkt rykte utifrån sin professionalism och pålitlighet i alla projekt som företaget åtagit sig. Grundaren och nuvarande Vd:n, Jani, har varit med på företagets framgångsresa. En av de viktigaste faktorerna bakom Vesiveks AB:S framgång på senare år är deras användning av affärssystemet Easoft.
Jani, VD för Vesivek i Sverige beskriver Easoft affärssystem på följande sätt:
"Easoft använder vi dagligen i vår verksamhetsstyrning, från offert till slutförande. Säljarna registrerar nya kunder, skapar offerter och använder systemet genom hela säljprocessen. Vunna offerter planerar in i kalendern. Vidare innehar systemet flertalet andra funktioner som underlättar vårt dagliga arbete. Systemet innehar med andra ord allt som vi kan önska av ett affärssystem när det kommer till att effektivisera vår verksamhetsstyrning i våra projekt.”
”Easoft affärssystem - en nyckel till Vesiveks effektivitet”
Easoft har hjälpt företaget att effektivisera. Allt från planering, uppföljning till försäljning. Enligt Jani hade organisationen innan införskaffandet av Easoft utmaningar inom nämnda områden.
– Vi använde inte Easoft i början av företagets historia och det var ett riktigt kaos på många olika sätt. Jag skulle säga så här att en stor hjälp som affärssystemet givit oss är att vi har mycket mindre fel i organisationen idag. Mindre fel, innebär ofta mer tidseffektiva processer, vilket i sin tur innebär mer lönsamhet för företaget", säger han.
Han lyfter specifikt fram hur mycket effektivare företagets säljorganisation blivit med hjälp av affärssystemet:
– Innan vi började med Easoft affärssystem, så var det våra säljare själva som räknade ut priserna för våra olika takrenoveringar. En takrenovering kan dock vara en oerhört komplex process och det är enkelt att det blir fel när man manuellt försöker utföra olika former av prissättningar. I och med att man kan mata in all grunddata gällande prisuppgifter direkt in i systemet, så behöver inte säljarna utföra någon form av beräkningar. Det blir med andra ord mindre fel i allt gällande prissättning inom projekten med hjälp av Easoft, säger han.
Likaså har även företagets offerthantering tagits till nya nivåer belyser han:
– Även vårt arbete gällande offerter har blivit smidigare och mer precist med hjälp av Easofts affärssystem. Vi kan skapa, skicka och följa upp offerternas status med hjälp av systemet. Om kunden accepterar offerten ser vi det direkt inne i systemet. När affären är färdig kan vi sedan skicka vidare arbetet direkt till produktionen som direkt kan börja arbetet med projektet. Likaså kan vår ekonomiavdelning direkt skapa faktura för det påbörjade arbetet. Systemet effektiviserar som sagt vår verksamhet utifrån flertalet olika delområden. Tid är ju alltid pengar som man säger och tid är något som vi tjänar extremt mycket genom att allt blir så effektivt.
”Fördelarna med Easoft affärssystem för Vesivek”
– Du kan skapa offerter och följa upp digitalt. Dokumentera allt gällande alla projekt. Likväl kan alla anställda rapportera sina arbetstimmar direkt via sin mobiltelefon. Du som projektledare kan även se vilka anställda som varit på plats och arbetat med respektive projekt och arbetsmoment. Med andra ord får du unika möjligheter att spåra dina anställda hur de arbetar på arbetsplatsen och utifrån detta effektivisera och planera arbetsdagar. Du kan likväl även i visuellt tilltalande menyer se vilka projekt som är färdiga och vilka som inte är det på detaljnivå. Kärnan i hela systemet är dock att allt alltid sparas på ett och samma ställe. Du har alltid tillgång till all information vart du än befinner dig. Kontentan är att det är ett perfekt system för all form av projektuppföljning och administration. Vi har stora vinster av att använda detta system i vår verksamhetsstyrning, säger Jani.
Om någon anställd blir sjuk på företaget. Känner du dig trygg på att informationen finns på rätt plats?
– Jo, det är en annan stor fördel med affärssystemet. Teoretiskt kan vem som helst fortsätta arbeta i projekten även om någon anställd på företaget skulle bli sjuk. Det gäller egentligen alla delområden i verksamheten. Till exempel kan någon säljare bli sjuk eller sluta helt på företaget. Oavsett så finns alla aktuella och gamla utställda offerter alltid sparat tryggt i systemet, så vem som helst enkelt kan ta över säljprocessen. Det är en stor trygghet för vårt företag! Det är en funktion som vi uppskattar stort med Easoft. Vidare är det ju en trygghet att alla gamla offerter även sparas i systemet. Vill man vid ett senare tillfälle göra någon form av uppdatering gällande offerten mot en befintlig kund, så behöver man inte skapa en offert från början, utan det enda man behöver göra är att korrigera den redan befintliga offerten.
Stora administrativa tidsbesparingar genom att allt är samlat på samma ställe
Jani beskriver det hela så här:
– Vi sparar kopiöst mycket tid genom att använda oss av Easofts affärssystem, främst genom att vi inte behöver ha massa lösa pappersdokument i omlopp inom företaget. All personal har tillgång till all information hela tiden utan några konstigheter. Risken för att tappa bort någon form av dokument är också minimal när allt är samlat i samma system. Systemet ger likväl även möjligheter att informera alla intressegrupper på företaget när någon arbetsuppgift måste vara slutförd och hur den ska genomföras. Till exempel så skickas det via systemet per automatik ut ett sms eller e-postmeddelande gällande hur projekten ska utföras och deadlines för dessa. Jag skulle vilja säga att vi genom dessa smidiga funktioner halverar vid nog tiden gällande alla administrativa delarna på vårt företag. Samtidigt får vi snabbt ut information om hur arbetsuppgifter behöver utföras.
Vidare fortsätter han:
– En annan tidsbesparande effekt med systemet är att vi själv kan göra ändringar inne i gränssnittet. Verktyget är väldigt enkelt i och med att det går att lösa mycket själv. Vill vi själv ändra något gällande funktionaliteterna kan vi göra det enkelt genom några få klick. Vi behöver inte koppla in några externa parter gällande detta. Bara i mer avancerade programmeringsfrågor gällande verktyget kan vi behöva fråga efter hjälp från Easofts utvecklare. Även detta är väldigt smidigt. Det händer dock ytterst sällan.
Om ni har stött på problem när ni har jobbat i Easoft. Hur har ni löst det?
– Easoft har förstklassiga supportfunktioner. Vi kan ringa företaget och få hjälp väldigt snabbt med alla våra frågor och problem kring systemet. De har ett väldigt kunnigt gäng utvecklare som löpande jobbar med att utveckla programmet och dess funktionaliteter. Det känns alltid som en trygghet för vårt företag.
Skulle du rekommendera andra företag att välja Easoft?
– Ja, det tycker jag från hjärtat verkligen. Har man ett företag mer flera anställda och om man behöver utbyta information och föra kommunikation mellan varandra så är detta ett grymt bra system. Allt arbete gällande verksamhetsstyrningen sker helt digitalt och all information blir sparat på ett och samma ställe. För oss har det varit en enorm tillgång om man jämför med tiden då vi inte hade ett affärssystem mot hur det ser ut för oss idag. Om det till exempel är någon form av information som är sex år gammal, så behöver vi inte längre bläddra i massa pärmar efter den informationen. Vidare behöver vi inte längre gräva i arkiven efter gamla avtal, bilder, eller vad vi har gjort i de olika projekten – allt finns tryggt samlat i Easoft. Innan vi hade detta affärssystem kunde de ta en timme att få fram den informationen. Nu får vi istället fram all information på fem sekunder! Det är en trygghet för oss.
Vill du veta mer om hur Easofts affärssystem kan hjälpa även er verksamhet?
Om du, precis som Vesivek, vill effektivisera er verksamhetsstyrning, bör du utan tvekan kontakta Easoft. Easoft erbjuder affärssystem för som kan anpassas väl inom byggbranschen.
Läs mer om Easoft eller boka en demo direkt.
