En liten kommun som skulle genomföra sitt största bygge någonsin. Höga ambitioner och små resurser, med en byggledningsavdelning bestående av en (1) person. Hur navigerar man tryggt i en sådan situation genom val av entreprenadform, upphandling och val av entreprenör? Hur får man kontroll på process, ekonomi och säkerställer maximal samhällsnytta i slutresultatet? Totalentreprenad till fastpris ligger nära till hands att tänka. Men Kils kommun valde en annan väg som visade sig bli mycket framgångsrik. Så framgångsrik att man tillsammans med entreprenören ByggDialog tilldelades kvalitetsutmärkelsen ”PQi – Utmärkt Projektkvalitet” 2024.
Hösten 2023 satte Kils kommun spaden i jorden och påbörjade byggande av ett särskilt boende med 80 lägenheter, skyddsrum för 240 personer och gemensam utemiljö. Investeringen på drygt 300 miljoner var den största någonsin för Sveriges 187:e största kommun med 12 000 invånare.
Kils kommuns byggledningsavdelning, i form av Björn Ahlstedt, berättar om en spännande resa som varit så framgångsrik att projektet tilldelades branschens kvalitetsutmärkelse ”PQi – Utmärkt Projektkvalitet” 2024.
- I kommunen har man i 12-15 år pratat om det här bygget. Nu var det dags. Från början var planen att ingå partnerskap med ett större fastighetsbolag som skulle bygga och förvalta. Men kommunen ändrade sig och valde att bygga själva med hjälp av egen entreprenör. Ett mycket bra beslut tycker jag. Nu är vi ju en väldigt liten beställare och vi funderade över vilken entreprenadform vi skulle välja. Det fanns tidigt en idé om att partnering skulle vara bra. Vi såg fördelarna i det genom att kunna vara mer delaktiga och påverka under hela resan. Frågan var – hur vi skulle få de politiska beslutsfattarna att känna sig trygga och se samma fördelar som vi?
Utbildade politikerna i partnering
Lösningen blev att utbilda politikerna i partnering. Man började i kommunfullmäktige. Där höll Björn Ahlstedt en presentation om skillnaden mellan traditionell totalentreprenad till fastpris och dito med partnering. Därefter tog man in en extern partneringledare som utbildade den politiska styrgruppen. Gruppen fick insikt i hur en partneringentreprenad fungerar och hur den ekonomiska modellen ser ut. Efter ett tag hade man en gemensam målbild.
- Vi la sedan väldigt mycket tid på upphandling och på att utvärdera anbud. Även kommunens ledning, med vice kommunchef, var involverad. Vi visste vad vi ville ha. Hade det handlat om en enskild person skulle vi beskrivit det som att vi sökte en ödmjuk person, med kommunikativ förmåga som var lyhörd för kommunens behov, berättar Björn Ahlstedt.
Nu blev det ingen person utan en byggentreprenör som blev upphandlad. Och valet föll på ByggDialog.
Total transparens och öppen ekonomiredovisning
Emma Blomgren är projektchef på ByggDialog. Hon menar att Kils kommuns hela tiden haft en tydlig bild av vad man vill och vart man ska, och att detta gett projektet väldigt bra förutsättningar.
- En engagerad beställare är jätteviktigt för oss. Redan vid den inledande startworkshopen visade kommunen på en tydlig målbild. Den målbilden har vi bevarat och gjort till den gemensamma för hela projektet. Total öppenhet och transparens präglar vårt sätt att driva partnering. Vår beställare får tillgång till all information, insyn i ekonomi, uppgörelser med underentreprenörer etc. Det bidrar till att alla i projektet ser sig som ett gemensamt lag där alla bidrar till samverkan, menar hon.
Att denna form av fördjupad och tillitsfulla samverkan är en av nycklarna till projektets framgång verkar alla i projektet vara helt överens om. Från beställarens projektledare, till snickaren ute på plats. Beställarens önskan om insyn och möjlighet att påverka var en av anledningarna till att man valde partnering. Det har bl a inneburit att kommunen och ByggDialog tillsammans kunnat välja underentreprenörer till projektet, ända ner på individnivå. På så sätt har man byggt laget som byggt huset.
Varför bygger man runda väggar (när man kan bygga raka)?
Mikael Hogeus är produktionschef på ByggDialog. Han ger sin bild av vad som bidragit till projektets framgång.
- För mig handlar det om Dialog, Förståelse och Samverkan. Vi har inga stängda dörrar. Alla kan prata med alla oavsett om det gäller politiker eller snickare. Alla kan bidra med sin åsikt. Det gör att alla känner sig delaktiga och skapar känslan ”Vi är med och bygger ett särskilt boende i Kil”.
- Sedan är förståelsen för ”varför” vi gör som vi gör väldigt viktig. Vi på kontoret får en massa information och vi måste nå ut med den i projektet. Varför bygger man exempelvis en rund vägg istället för en rak, när det blir så mycket krångligare? Fattar man inte det så blir man lätt kritisk till planering och ledning. (Ja varför gör man det? Jo, det har med anpassning till demensboende att göra) Därför har projektet bland annat tagit in arkitekt och demensexpert som föreläst och berättat. Och slutligen så vill jag säga att samverkan för mig tar inte slut när vi lämnar över nyckeln till huset till beställaren. Vi kommer att finnas där för dem även efteråt, om problem skulle uppstå, slår Mikael fast.
Mondo Arkitekter har ritat det nya särskilda boendet för Kils kommun som byggs av ByggDialog.
Projektmätning hjälper till att hålla koll och göra rätt åtgärder
Projektet har mätts med PQi en gång i kvartalet. Mätningarna har ökat transparensen och hjälpt till att hålla koll på projektkvaliteten under resan. Linn Wignell, projektingenjör på ByggDialog, som ansvarat för mätningarna berättar:
- Direkt efter varje mätning samlas projektledningsgruppen, inklusive ombuden, och går igenom mätresultaten. Nu har vi legat väldigt högt i mätningarna, men när vi ser att vissa områden ligger lite lägre så diskuterar vi och genomför åtgärder. Ett exempel är att vi dippade på tidsplanering. Då såg vi till att stämma av, uppdatera och sprida tidplanen i hela projektet, med resultatet att betyget gick upp. Mätningarna är ett värdefullt sätt att känna av hur projektet mår och se trender över tid. Resultaten från mätningarna ligger öppna för alla och vi har även muntliga genomgångar. Det är jätteviktigt att återkoppla så att alla som medverkat känner att vi lyssnar, tar deras åsikter på allvar och att det leder till åtgärder, menar Linn.
Viktigt att snappa upp åsikter från alla
Emil Granqvist är snickare och förman på ByggDialog. Han ser också ett annat värde med de löpande mätningarna av projektet.
- Alla tycker inte om att stå i centrum eller prata i en grupp. Mätningarna är ett bra verktyg för att snappa upp deras åsikter. Det är viktigt att stimulera bra dialoger på alla plan. Ingen åsikt är mindre värd. I det här projektet behöver ingen fundera på om man vågar säga sin mening. Om alla får vara med i dialogen får man förståelse för projekt och förståelse för varandra. Det är mycket prat i branschen om ”värden”. Hos oss har individen och människan också ett väldigt högt värde. I vår vardag innebär detta att vi samarbetar väldigt nära med alla, inte minst våra underentreprenörer. Vi fokuserar på att underlätta för varandra. Så vikten av samarbete har vi med oss hela tiden, från start projektering till att bygget är färdigt, säger Emil.
Projektets framgångsfaktorer
Kvalificeringen till kvalitetsutmärkelsen baseras på extraordinärt höga mätresultat med PQi. Priset delades ut till projektet också med följande motivering:
”Ett projekt som lyfter den ”dolda tillgång” som finns i varje projekt – värdet av människorna som arbetar i det. I en atmosfär där alla får komma till tals, och ingen åsikt är oviktig, stimuleras dialog och skapas förståelse – för projektet och för varandra. Ett samarbetsklimat där alla arbetar för projektets och sina kollegors bästa. En liten beställare visar att man genom stort engagemang och en tydlig målbild kan slå många stora på fingrarna gällande framgångsrik upphandling av ett större byggprojekt. En entreprenör som motsvarar beställarens krav på ödmjukhet, öppenhet, transparens och professionalitet. Ett samhällsviktigt projekt för människor med särskilt behov av omvårdnad och en livsbejakande boendemiljö. Ett projekt som visar prov på värdet av samarbete när det fungerar som allra bäst.”
Fakta om projektet
Byggande av särskilt boende i Kils kommun omfattar 80 lägenheter med allmänna ytor, skyddsrum för 240 personer samt gemensam utemiljö. Total budget drygt 300 miljoner kronor. Projektet drivs som en totalentreprenad i partnering med Kils kommun som beställare och ByggDialog som totalentreprenör. Byggandet startades 2023 och beräknas vara klart under 2026.